Na stronie Import dokumentów rozliczeniowych możliwy jest import plików REF uprzednio wygenerowanych przez aplikację rozliczeniową świadczeniodawcy
oraz faktur ustrukturyzowanych KSeF w sekcji Faktury KSeF.
Wysyłanie dokumentu do OW NFZ
W celu wysłania dokumentu do Oddziału Wojewódzkiego NFZ wpierw należy wskazać jego lokalizację. Dokonuje się tego klikając przycisk Wybierz plik. Po jego kliknięciu otworzy się standardowe dla systemu Windows® okienko dialogowe, w którym należy wskazać plik.
Po wskazaniu pliku jego nazwa pojawi się on na formatce Portalu Świadczeniodawcy.
Po kliknięciu przycisku Wyślij nastąpi jego wysłanie, a poniżej w części wyszukującej pojawi się informacja o poprawnym dodaniu do kolejki importu.
Po prawidłowym zaimportowaniu dokumentu będzie on widoczny w tabeli dostępnej w sekcji Wyszukiwanie.
W kolumnie prezentowany jest przycisk Szczegóły w przypadku gdy:
•rachunek posiada status szablonu rachunku Sprawdzony - oczekuje na korektę lub Odrzucony oraz rachunek posiada informację dla świadczeniodawcy;
•lub rachunek posiada nieprawidłowości o statusie Istniejąca.
W przypadku nieprawidłowości, po kliknięciu na przycisku Szczegóły pojawi się okno z listą uwag/nieprawidłowości dla tego rachunku.
Data ewidencji znajdująca się w kolumnie prezentuje datę importu dokumentu.
Możliwe jest przesłanie dokumentu w formacie xml lub spakowanego algorytmem zip.
W przypadku postaci spakowanej – wewnątrz archiwum musi się znajdować tylko jeden właściwy plik do przetworzenia, w innym przypadku przesyłka zostanie po stronie OW NFZ odrzucona.
Po wysłaniu przesyłki do OW NFZ wyświetlony jest poniższy komunikat oraz identyfikator przesyłki (importu) nadany jej w OW NFZ. Identyfikator ten umożliwia śledzenie etapów przetwarzania przesyłki po stronie OW NFZ:
Podczas wysyłania dokumentów rozliczeniowych na Portalu Świadczeniodawcy nie jest analizowany typ przesyłanego strumienia, więc jest możliwość de facto przesłać dowolny strumień danych.
Bezpośrednio po wysłaniu przesyłki do OW NFZ przesyłka otrzymuje status: „Oczekująca na identyfikację”. Jeśli przesyłka jest na tym etapie tak naprawdę nic nie wiadomo jakie informacje zawiera. Z tego też powodu po kliknięciu przycisku Wyszukaj informacje na jej temat będą prezentowane w następujący sposób:
Jedyne informacje jakie są dostępne na tym etapie to: Identyfikator importu (przesyłki), status przesyłki oraz data ostatniej modyfikacji. Nie są znane jeszcze informacje z kontekstu merytorycznego – jak widać na powyższej grafice informacji tych brakuje w tabeli.
Wynikiem procedury identyfikacji typu przesyłek mogą być dwa stany jakie mogą przesyłce zostać przypisane:
a)Nieudana identyfikacja
W przypadku nieudanej identyfikacji typu przesyłki nadawany jest status: „Nierozpoznana”. Przesyłki w tym statusie nie podlegają dalszemu przetwarzaniu
b)Pomyślna identyfikacja
W przypadku pomyślnego zidentyfikowania przesłanej przesyłki przesyłka otrzymuje status: „Oczekująca na przetworzenie”.
Faktury KSeF
Sekcja posiada dwa przyciski:
• Rejestracja faktur KSeF - strona umożliwia rejestrację faktury poprzez wskazanie numeru KSeF oraz dodanie faktury w trybie AWARIA
•Walidacja faktur FA - strona umożliwia zweryfikować czy faktura ustrukturyzowana ma poprawną strukturę przed wysłaniem jej do sytemu KSeF
Wyszukiwanie
Panel wyszukiwania umożliwia zawężenie kryteriów wyszukiwania do wyżej przedstawionych.
Filtrem obligatoryjnym jest rok rozliczeniowy.
Poza rokiem rozliczeniowym, mamy możliwość wyszukać dokumenty po:
- miesiącu rozliczeniowym,
- kodzie umowy,
- identyfikatorze importu (identyfikator sygnalizowany po przesłaniu przesyłki do OW NFZ – opisano wcześniej),
- numerze dokumentu korygowanego, identyfikatorze szablonu rachunku,
- statusie przesyłki. Statusy w liście odzwierciedlają prawie wszystkie możliwe stany jakie przesyłce są przypisywane podczas procesu jej przetwarzania w OW NFZ (poza statusem Nie dotyczy).
Oczekujące na identyfikacje – opisano wyżej
Oczekujące na przetworzenie – przesyłka oczekuje na przetworzenie
Zakolejkowana do importu – przesyłka oczekuje w kolejce na import
W trakcie importu – przesyłka jest przetwarzana
Zaimportowana pomyślnie – poprawnie przetworzony dokument rozliczeniowy. Z punktu widzenia merytorycznego na tym etapie jest już rachunek wczytany do systemu.
Import przerwany – wystąpiły błędy – import został przerwany z powodu wystąpienia istotnych błędów (merytorycznych, krytycznych lub systemowych).
- typie rachunku - do wyboru z listy: Dokument za świadczenia udzielone uprawnionym (zbiorczy), Dokument za świadczenia udzielone pacjentowi na podstawie dokumentu potwierdzające jego prawo do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji, Dokument za świadczenia udzielone świadczeniobiorcy na podstawie wydanej zgody wójta/burmistrza gminy, Rachunek do umowy - faktura SRU/SIMP, Dokument za świadczenia rozliczane ryczałtem PSZ, Dokument za świadczenia rozliczane ryczałtem innym niż PSZ;
- rodzaju komunikatu - do wybory z listy: FAKT, FAKTURA, NOTA, NPS-SWIAD, RACH, REF, FA.
UWAGA: W przypadku wystąpienia błędów merytorycznych lub krytycznych przetwarzanie dokumentu rozliczeniowego kończy się ze statusem: "Import przerwany – wystąpiły błędy". W przypadku wystąpienia błędów systemowych rozumianych jako błędy środowiska wykonawczego: błędy bazy danych, błędy aplikacji czyli błędy które nie mają swojego odzwierciedlenia w treści przesłanego dokumentu import jest z oczywistych przerwanych wystąpieniem krytycznego wyjątku jednak przesyłka nie otrzymuje status błędnego przetworzenia. Przetwarzanie takiej przesyłki zostanie wznowione po przywróceniu poprawnego stanu składników środowiska wykonawczego.
Nierozpoznana – opisano powyżej
Z uwagi na to, że filtr ROK jest filtrem obligatoryjnym, i to, że przesyłki w stanie: "Nierozpoznana" lub "Oczekująca na identyfikację" – nie posiadają tej informacji, przesyłki będą wyświetlane bez względu na wybrany przez operatora rok. Docelowo zostanie przygotowana flaga umożliwiająca pominięcie z wyniku wyszukiwania tego rodzaju przesyłek.
Dla przesyłek które posiadają datę ewidencji, w kolumnie jest dostępny przycisk Załączniki. Po jego kliknięciu otworzy się okno Załączniki dokumentu rozliczeniowego pozwalające na przegląd załączników do dokumentu. Przyciski: 
i 
umożliwiają na przełączanie się pomiędzy tabelką z dokumentami uprawniającymi a tabelką z pozostałymi dokumentami. W danej chwili wyświetlana jest tabelka, której przycisk ma wytłuszczony opis.
Przyciski Wyślij oraz Usuń są dostępne tylko wtedy, gdy dla dokumentu można dołączać/modyfikować załączniki. Przesyłany załącznik może posiadać formatów PNG, JPG, JPEG lub PDF oraz nie może być większy niż 10MB.
Po kliknięciu opcji: Pokaż prezentowany jest następujący widok:
Powyższy widok będzie prezentował wyłącznie błędy klasy: merytoryczne i/lub krytyczne – rozumiane jako błędy powiązane z danymi przesłanymi w dokumencie rozliczeniowym.
Przycisk Potwierdzenie znajdujący się w kolumnie umożliwia pobranie pliku PDF z potwierdzeniem wpływu dokumentu do systemu oddziałowego.
Przycisk Komentarz znajdujący się w kolumnie Szczegóły umożliwia wyświetlenie treści komunikatu dla dokumentu rozliczeniowego.